Aquí encontrarás artículos y herramientas que te ayudarán para utilizar iPos de la mejor manera.

Joseli Guerrero
Escrito por Joseli Guerrero

Cómo ingresar ventas en tu sistema

En este artículo podrás ver cómo ingresar ventas, meter pagos de las ventas, hacer devoluciones y más.


Para ingresar ventas en tu sistema es necesario hacerlo desde el Punto de Venta .

Para abrir el punto de venta, debes dar clic en el menú lateral izquierdo en la opción Ventas y después debes dar clic en el submenú Punto de Venta.

Una vez que diste clic en la opción antes mencionada, se mostrará la siguiente pantalla.

... Agregar una venta consta de varios pasos, los cuales incluyen: seleccionar almacén, agregar productos, seleccionar cliente, configurar descuento, agregar envío, agregar pago, generar factura y en caso de ser necesario asignar la venta a un evento.


LOS BOTONES QUE NECESITAS SABER PARA QUÉ SIRVEN

1.Minimizar venta

...

Una vez que diste clic en el icono se minimizará la ventana y se verá una pestaña en la esquina inferior derecha como se muestra en la siguiente pantalla, si deseas maximizar la ventana da clic en la pestaña.

...

2.Descartar venta

Si deseas descartar la venta puedes dar clic en el icono de cesto de basura.

...

Una vez de diste clic en el icono, se mostrará un mensaje de confirmación para descartar la venta además de indicar que el movimiento no podrá deshacerse, al confirmar el mensaje se cierra la pantalla de venta y volvemos de nuevo a la pantalla de la terminal.

3.Guardar ticket

Si deseas guardar una venta puedes dar clic en el icono de reloj.

...

Una vez que diste clic en el icono, se cerrara la pantalla, pero la venta quedará guardada para recuperarla más tarde, esto es muy útil si tienes que hacer otras operaciones en iPos y deseas continuar con la venta después.

4.Recuperar ticket

Si deseas recuperar la venta puedes dar clic en el icono de actualizar.

...

Una vez que diste clic en el icono, se mostrará una lista con las ventas guardadas, para recuperar una venta da clic en sobre la venta deseada.

...

5.Mostrar fotos

Si deseas ver las fotos en el panel de productos seleccionados para la venta, debes marcar la opción “Mostrar Fotos” como activa.

Si marcas la opción como activa , en la lista de productos seleccionados se verá una foto del producto como se muestra en la siguiente pantalla:

...

Si marcas la opción como inactiva , la lista de productos seleccionados se verá como se muestra en la siguiente pantalla:

...

6.Seleccionar almacén/canal

El primer paso es seleccionar el almacén de donde deseas tomar las existencias del producto, para lo cual cuentas con una lista de selección que te permite elegir de entre los almacenes que tienes asignados como se muestra en la siguiente imagen.

...
Recuerda que: Una vez que agregaste un producto al carrito ya no es posible cambiar de almacén.

7.Agregar productos para meter una venta

Selecciona los productos que deseas agregar a la venta, para lo cual cuentas con un buscador.

El cual permite buscar por nombre, sku, color, capacidad y medidas, con la funcionalidad de auto completar encontrarás más rápido los productos, como se muestra en la siguiente pantalla.

... Recuerda que: Se realiza la búsqueda en el conjunto de productos del Almacén seleccionado como origen y debes escribir al menos tres caracteres.

Una vez que captures o selecciones los criterios de búsqueda, debes dar clic en el botón “BUSCAR” con lo cual se mostrarán los resultados como se muestra en la siguiente pantalla:

... Una vez que tienes los resultados, es necesario elegir algunas opciones de configuración las cuales se describen a continuación:

Precio Indica el precio final del producto y se muestra habilitado para la edición cuando dicho producto esté habilitado para usar precio variable, de lo contrario dicho campo estará bloqueado para la edición.

Cant. Indica la cantidad requerida para la venta.

Disp. Indica la cantidad disponible del producto en los almacenes/canales asignados.

Desc. Indica el porcentaje de descuento a aplicar al producto y se muestra habilitado para la edición cuando el usuario tiene habilitado el permiso para dar descuento, de lo contrario dicho campo estará bloqueado para la edición.

Si deseas ver el detalle de la cantidad disponible del producto en cada uno de los almacenes/canales que tienes asignados debes dar clic la liga de “Disp” como se muestra en la siguiente pantalla:

...

Una vez que diste clic en la liga, se mostrará la siguiente pantalla, en la cual se muestra el desglose de cantidades disponibles en cada uno de los almacenes/canales.

...

Una vez que elegiste la configuración deseada para el producto, debes dar clic en el botón “Agregar”, con lo cual dicho producto aparecerá en el contenedor de productos como se muestra en la siguiente imagen:

...

8.Agregar productos por importación

Otra opción para agregar productos a la venta es dar clic el icono de Excel que aparece en la parte superior del contenedor de productos:

...

Una vez que diste clic se mostrará la siguiente pantalla emergente:

En dicho archivo de ejemplo se muestran diversas columnas de configuración las cuales se describen a continuación:

SKU O CLAVE *

SKU - Indica el identificador único y especifico de la variante.

CLAVE - Indica la abreviación o nombre corto de la variante.

CANTIDAD * Indica la cantidad requerida en la venta.

Recuerda que: Los SKU´s que agregues al archivo de importación deberán ser del conjunto de productos del almacén/canal seleccionado. Los campos con un asterisco * son requeridos.

Una vez que tengas tu archivo listo, da clic en el botón “Seleccionar Archivo” y elige de tu explorador el archivo que deseas importar, el único formato aceptado es .xlsx, una vez elegido da clic en el botón “Siguiente Paso”

9.Relaciona las columnas

Una vez que diste clic en el botón "Siguiente Paso", se habilitará la pantalla de relacionar columnas como se muestra en la siguiente imagen:

...

En esta pantalla tienes la opción de relacionar las columnas del archivo de importación(xlsx) con las columnas que iPos usa para guardar la información, esto sucede en los casos en los que no deseas usar el archivo de muestra o ya cuentas con un archivo propio con la información necesaria pero los nombres de las columnas de tu archivo no son las misma que iPos espera, por lo cual es necesario relacionar una a una las columnas.

Una vez que validaste que las columnas estén relacionadas de manera correcta da clic en el botón “Siguiente Paso”:

Vista Previa

Una vez que diste clic en el botón "Siguiente Paso", se habilitará la pestaña de vista previa, como se muestra en la siguiente imagen.

Esta pantalla como su nombre lo indica nos permite ver los datos que serán importados, esto con el objetivo de validar de una manera más cómoda que la relación de columnas es correcta.

...


...

10.Quitar productos de la venta

Si deseas quitar un producto seleccionado de una venta, debes dar clic en el icono de cesto de basura, ubicado a la derecha de cada registro de producto asignado a la venta.

...

Una vez de diste clic en el icono, se mostrará un mensaje de confirmación para eliminar el producto del carrito.

11.Editar productos de la venta

Si deseas editar un producto seleccionado de una venta, debes dar clic en el icono >, ubicado a la izquierda de cada registro de producto asignado a la venta.

...

Una vez de diste clic en el icono, se mostrarán las opciones para editar el porcentaje de descuento, la cantidad del producto, el precio unitario, notas y pedimento.

Notas Permite agregar notas de la venta que nos parezcan importantes.

Pedimento Indica el número de pedimento cuando se trate de mercancías de importación.

Una vez realizaste los ajustes necesarios da clic en el botón “Aplicar” para guardarlos.

12.Seleccionar Cliente

El siguiente paso es seleccionar el cliente al cual deseamos asignar la venta, para lo cual podemos dar clic en el botón “AGREGAR CLIENTE”.

O bien, en el menú lateral derecho puedes dar clic en la opción “Cliente”.

Una vez que diste clic en alguna de las opciones se mostrara la siguiente pantalla:

... Para agregar a un cliente cuentas con un buscador.

El cual permite buscar por nombre, apellido, teléfono, RFC y razón social con la funcionalidad de auto completar encontraras más rápido al cliente que deseas asignar a la venta, como se muestra en la siguiente pantalla:

... Recuerda que: Cuando agregas una nueva venta por default se encuentra seleccionado el cliente de mostrador, si no necesitas agregar la información de tu cliente, si es una venta rápida o si no necesitas generar una factura para el cliente puedes dejar esta opción con el cliente de mostrador.


Una vez que se muestran los resultados de la búsqueda y en caso de ser necesario tienes la opción de editar algún dato del cliente como puede ser el RFC o correo electrónico, para ello debes dar clic en el botón “EDITAR” y se mostrara la siguiente pantalla:

Para elegir al cliente debes dar clic en el botón “SELECCIONAR”, una vez que diste clic se mostrará el nombre del cliente como seleccionado:

...

13.Agregar un nuevo cliente

En caso de que tu cliente no esté registrado anteriormente, tienes la opción de agregarlo dando clic en el botón “NUEVO CLIENTE”. ...

Una vez que diste clic, se mostrara una pantalla para agregar la información del cliente, como se muestra en la siguiente pantalla:

Si deseas ver la configuración en detalle de un nuevo cliente puedes consultar la documentación en la ruta Catálogo > Clientes.

14.Devolución

En caso de ser necesario puedes realizar una devolución sobre los productos de una venta, para ello debes abrir una NUEVA ventana del punto de venta y deber dar clic en la opción “Devolución”.

Una vez que diste clic en la opción se mostrará la siguiente pantalla:

...

PASOS

  • Para aplicar una devolución lo primero que debes hacer es seleccionar el cliente.
  • Una vez elegido el cliente debes seleccionar # de ticket de la venta, lo cual cuentas con un buscador, lo cual permite buscar por número de ticket, sku o clave y debes dar clic en el botón buscar con lo cual se mostrarán los resultados como se muestra en la siguiente pantalla:

... Ahora tendrás los resultados de la búsqueda tienes la opción para elegir la cantidad que deseas devolver, solo puedes devolver una cantidad igual o menor a la disponible, una vez que configuraste la cantidad, debes dar clic en el botón “DEVOLVER” y el producto se agregará al contenedor de productos seleccionados como se muestra en la siguiente imagen:

...

Una vez que seleccionaste los productos a devolver, debes dar clic en el botón “Finalizar Venta” o en la opción “Pago”, con lo cual se mostrará la siguiente pantalla:

...

En esta pantalla se muestra la configuración de la nota de crédito y los valores necesarios se describen a continuación.

Configuración General

-Total a devolver Indica el total a devolver.

-Observaciones Permite agregar observaciones de la devolución que nos parezcan importantes.

-Generar Factura Indica si deseas generar la factura de egreso de la devolución.

-Desglosar Impuestos Indica si deseas desglosar los impuestos.

-Ticket Electrónico Si marcas esta opción, al finalizar la devolución se realizará él envió del ticket para su impresión.

-Ticket de Regalo Si marcas esta opción, al generar el ticket o al imprimir el pdf se mostrará un ticket sin los precios.

-Solicitar Pago Esta opción no aplica para las notas de crédito.

Una vez que elegiste los productos y que configuraste todas las opciones mencionadas anteriormente, debes dar clic en el botón “Finalizar Venta”.


Una vez que diste clic en el botón, se mostrará la siguiente pantalla emergente:

... En esta pantalla se muestra toda la información de la devolución.

Cuando haces una Devolución y no escoges un producto para cambiarlo, el cliente se puede quedar con SALDO A FAVOR, el cual lo va a poder utilizar cuando quiera e ingresarlo como una forma de pago.


15.Aplicar descuento

El siguiente paso es realizar la asignación del descuento, para ello debes dar clic en la opción “Descuento”, dicho descuento se aplica al Subtotal de la venta.

Una vez que diste clic en la opción se mostrará el siguiente contenedor de descuentos en la parte inferior como se muestra en la siguiente pantalla:

...

Una vez que se habilito el contenedor, es necesario elegir algunas opciones de configuración las cuales se describen a continuación:

Tipo de descuento (%, $) Indica el tipo de descuento, si marcas la opción % se aplicará descuento en porcentaje sobre el subtotal de la cotización, si marcas la opción $ se aplicará el descuento en monto sobre el subtotal de la venta.

Cantidad Indica la cantidad del descuento que deseamos aplicar, por ejemplo, si elegimos en tipo % y en cantidad 10 se aplicara un descuento del 10% sobre el subtotal de la venta; en cambio sí elegimos el tipo $ y en cantidad ponemos 300 se aplicara un descuento de $300 pesos sobre el subtotal de la venta.

Notas Permite agregar notas del descuento que nos parezcan importantes.

Cupón Indica el cupón de descuento que deseas utilizar y las reglas que descuento que se apliquen dependerán de la configuración del cupón.

Nota: Solo podrás configurar un tipo de descuento, si eliges porcentaje o monto se aplicará este al subtotal de la venta, si ingresas un cupón de descuento valido se aplicará el descuento de acuerdo a las reglas del mismo, pero solo uno a la vez.

Una vez que elegiste la configuración deseada, debes dar clic en el botón “Aplicar Descuentos”, con lo cual en el contenedor se verá aplicado dicho descuento como se muestra en la siguiente pantalla:

...

16.Agregar envío

El siguiente paso es realizar la configuración del envío, para ello debes dar clic en la opción de menú “Envío”.

Una vez que diste clic en la opción se mostrara la siguiente pantalla:

... En esta pantalla se muestra la configuración del envío y los valores necesarios se describen a continuación:

Configuración General

Costo de Envío Indica el costo total del envió.

Fecha Estimada de Entrega Indica la fecha estimada de entrega.

Status de Envío Indica el estatus del envío y los posibles valores son Pendiente, Entregado, En tránsito y Cancelado.

Notas de Envío Permite agregar notas del envió que nos parezcan importantes.

Nota: La configuración del envió es opcional

Una vez que elegiste las opciones de configuración de envió, da clic en el botón “Aplicar Envío”, con lo cual se aplicara el costo del envío al total de la venta, como se muestra en la siguiente pantalla:

...

17.Agregar pago

El siguiente paso es realizar la configuración del pago, para ello debes dar clic en la opción de menú “Pago”

Una vez que diste clic en la opción se mostrará la siguiente pantalla:

En esta pantalla se muestra la configuración del pago y los valores necesarios se describen a continuación:

Configuración General

-Pago Indica el total de la venta.

-Fecha de Pago Indica la fecha en que se realizó el pago.

-Forma de Pago Indica la forma de pago, en que se realizó el pago, los tipos disponibles son Cheque Nominativo, Transferencia Electrónica de Fondos, Saldo a Favor, Otros, Caja Chica, Pago de Sitio Web, Especie, Descuento o Devolución, PayPal, Sr Pago, Conekta, Open Pay, Stripe, Pago en OXXO, Pago que no Genera Factura y Redsys.

-Observaciones Permite agregar observaciones del pago que nos parezcan importantes.

-Fecha Venta Indica la fecha de la venta y el inicio de la periodicidad. Solo se muestra o aplica cuando el producto es de tipo suscripción.

-Salida a Vistas Indica si los productos seleccionados salen a vistas, si seleccionas esta opción los productos ya no estarán disponibles en el inventario, pero no aparecerán como vendidos. Esta opción es muy útil cuando deseas dar productos a consigna o usarlos de muestra.

-Generar Factura Indica si deseas generar la factura de la venta.

-Desglosar Impuestos Indica si deseas desglosar los impuestos en la venta.

-Ticket Electrónico Si marcas esta opción, al finalizar la venta se realizará él envió del ticket para su impresión.

-Ticket de Regalo Si marcas esta opción, al generar el ticket o al imprimir el pdf se mostrará un ticket sin los precios.

-Solicitar Pago Indica si deseas generar una liga de pago que será enviada al correo del cliente para que realice el pago por el monto total de la venta.

Recuerda que: Para usar las solicitudes de pago es necesario activar dicha funcionalidad desde Ajustes > Configuración > Editar Plan, así como también es necesario configurar las llaves de las pasarelas que vas usar desde Ajustes > Pagos Electrónicos

Una vez que eliges un método del pago se genera el registro del mismo, como se muestra en la siguiente pantalla:

...
Recuerda que: Puedes agregar pagos parciales y la cantidad de tipos y registros que necesites.

18.Quitar pagos de la venta

Si deseas quitar un pago de una venta, debes dar clic en el icono de cesto de basura, ubicado a la derecha de cada registro de pago asignado.

...

Una vez de diste clic en el icono, se eliminará el registro del pago.

19.Facturación

El siguiente paso es realizar la generación de la factura, para ello debes dar clic en la opción de menú “Facturación”

Una vez que diste clic en la opción se mostrara la siguiente pantalla:

... En esta pantalla tenemos la opción para generar una adenda o generar una factura electrónica, la factura puede generarse al momento de realizar la venta o después.


Si das clic en el botón “Generar Factura Electrónica” se ejecutará el proceso de timbrado:

Si la factura ya fue generada se verá una pantalla como la siguiente:

...

20.Seleccionar Evento

El siguiente paso es realizar la selección de un evento, para ello debes dar clic en la opción de menú “Evento”.

Una vez que diste clic en la opción se mostrará la siguiente pantalla:

... Para elegir el evento, cuentas con un buscador el cual permite buscar por número de evento o nombre, una vez capturaste los criterios de búsqueda debes dar clic en el botón “BUSCAR” con lo cual se mostrarán los resultados como se muestra en la siguiente pantalla:

... Una vez que se muestran los resultados de la búsqueda debes dar clic en el botón “SELECCIONAR” para asignar el evento a la venta, una vez que diste clic, el evento se verá seleccionado como se muestra en la siguiente pantalla:

...

21.Finalizar venta

Una vez que elegiste los productos y que configuraste todas las opciones mencionadas anteriormente, debes dar clic en el botón “Finalizar Venta”.

...

Una vez que diste clic en el botón, se mostrara la siguiente pantalla emergente:

22.Ticket para imprimir

El ticket muestra datos como son el desglose de productos que incluye el nombre de producto, sku, descuento, precio unitario y total, así como el subtotal, IVA, descuento, costo envió y total. Dicho formato es como el que se muestra en la siguiente pantalla:

...

El ticket muestra datos cómo son el desglose de productos que incluye el nombre de producto, sku y la cantidad.

23.Ticket en PDF

El formato de PDF muestra datos como son el desglose de productos que incluye la cantidad, sku, descripción, precio unitario, descuento, y total ((precio unitario – descuento) * cantidad), así como el subtotal, IVA, descuento, costo envió, total, pagado y formas de pago.

Dicho formato es como el que se muestra en la siguiente pantalla:

...

24. Abrir Caja en el punto de la venta

Si el almacén seleccionado en el punto de venta tiene activa la funcionalidad de corte de caja, en el punto de venta verás una sección como la siguiente cuando no haya ninguna caja abierta para tu usuario en ese almacén:

...

Los campos que ves en pantalla son:

  • Almacén: selecciona el almacén en donde deseas hacer la venta. Al cambiarlo, se recargarán las cajas que estén dadas de alta en dicho almacén.
  • Caja: son todas las cajas se dieron de alta en el almacén seleccionado previamente. Selecciona la caja que deseas abrir para el usuario que estás usando. Para ver cómo se dan de alta las cajas en cada almacén, da click aquí
  • Efectivo: escribe la cantidad de efectivo con la que vas a abrir tu caja. Verás diferentes cajas de efectivo dependiendo de las monedas en las que has tenido ventas. Si es tu primera venta, se usará la moneda del precio del almacén seleccionado.
  • Contraseña: escribe la contraseña de tu usuario. Si tu usuario tiene perfil de ventas, deberás escribir la contraseña de vendedor. Finalmente, da click en el botón verde "ABRIR CAJA".

NOTA: En caso de que no se abra alguna caja para tu usuario en el almacén, podrás seguir adelante con la venta, sin embargo, no se podrán ingresar pagos y verás un mensaje como el siguiente:

...

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