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Joseli
Escrito por Joseli

Módulo de Compras

En este artículo podrás consultar cómo funciona el módulo de compras en iPos.



En este artículo podrás ver cómo funciona todo el módulo de Compras.

  1. Órdenes de Compra
  2. ver artículo de Órdenes de consigna
  3. Detalle de órdenes
  4. Reporte de costos de órdenes de compra
  5. Reporte de facturas
  6. Reporte de pagos
  7. ver artículo de gastos, flujos y estado de resultados
  8. Recepción de inventario
  9. Devolución de inventario
  10. Tránsitos
  11. Detalle de tránsitos

1. ÓRDENES DE COMPRA

Ir a Compras/Órdenes de compra

Una vez que diste clic en la opción antes mencionada, se mostrará la siguiente pantalla:

De lado derecho se pueden observar los filtros disponibles de búsqueda los cuales son:

Una vez que elegiste los filtros deseados, da clic en el ícono “Ver Info” y se mostrará la siguiente pantalla (si deseas ver todos los datos disponibles no es necesario elegir filtros).

Nota: Si deseas ver todos los registros hay que tomar en cuenta que en algunos casos la respuesta puede demorar un poco dependiendo del volumen de datos.

Una vez listados los resultados, tienes la opción de exportar esta información en formato de Excel (xls) con lo cual puedes manipular de manera rápida y con una herramienta familiar tu información, para ello debes dar clic el botón “Exportar” que se encuentra en la esquina superior derecha y la descarga se iniciara automáticamente.

Cómo agregar una Orden de compra

Si deseas agregar una orden de compra, debes dar clic en el botón “Agregar”, con lo cual se desplegará la siguiente pantalla emergente.


Agregar una orden de compra consta de varios pasos:

Incluyen registrar la información general, agregar productos, registrar facturas, registrar pagos, registrar gastos, recibir productos y en caso de ser necesario devolver productos.

Información General

Generales

Proveedor *Indica el proveedor al que va dirigida al orden de compra y que surte el producto o brinda el servicio, se elige de la lista de proveedores registrados previamente.

En el paso de agregar productos, solo podrás seleccionar los que estén asignados al proveedor que seleccionaste.Status *Indica el estatus de la orden de compra.

Agregar productos

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra, se habilitará la opción para agregar productos a la orden de compra, como se muestra en la siguiente pantalla.

El primer paso es seleccionar los productos que deseas agregar a la orden de compra, para lo cual cuentas con un buscador con los siguientes filtros disponibles:


Recuerda que: Se realiza la búsqueda en el conjunto de productos del proveedor seleccionado en la sección de datos generales de la orden de compra.


Una vez que elegiste los filtros deseados, da clic en el botón “Buscar Productos” y se mostrara la siguiente pantalla (si deseas ver todos los datos disponibles no es necesario elegir filtros).

Nota: Si deseas ver todos los registros hay que tomar en cuenta que en algunos casos la respuesta puede demorar un poco dependiendo del volumen de datos.

Una vez listados los resultados, tienes la opción de agregar las variantes a tu orden de compra, solo con agregar dentro de la caja de texto la cantidad que requieres de cada una de las variantes.

Una vez que agregaste la cantidad necesaria da clic en el botón “Agregar Seleccionados”, con lo cual los productos marcados deben aparecer en el contenedor de productos en orden de compra como se muestra en la siguiente imagen:

Importar Productos a Orden de Compra

Otra opción para agregar productos es dar clic el icono de Excel que aparece en la parte superior del contenedor de producto

Una vez que diste clic se mostrara la siguiente pantalla emergente:

En esta pestaña tenemos la opción de descargar un archivo(.xlsx) de muestra el cual nos indica los campos mínimos necesarios que debemos llenar en el archivo para poder realizar la importación.

Descarga archivo de muestra


En dicho archivo de ejemplo se muestran diversas columnas de configuración las cuales se describen a continuación

SKU O CLAVE *SKU- Indica el identificador único y especifico de la variante.

CLAVE - Indica la abreviación o nombre corto de la variante.

CANTIDAD *Indica la cantidad requerida en la orden de compra.

Nota: Los SKU´s que agregues al archivo de importación deberán ser del conjunto de productos del proveedor seleccionado en la sección de datos generales de la orden de compra, los campos con un asterisco * son requeridos.

Una vez que tengas tu archivo listo, da clic en el botón “Seleccionar Archivo” y elige de tu explorador el archivo que deseas importar, el único formato aceptado es .xlsx, una vez elegido da clic en el botón “Siguiente Paso”

Relaciona las columnas

Una vez que diste clic en el botón” Siguiente Paso”, se habilitara la pestaña de relacionar columnas como se muestra en la siguiente imagen.

En esta pantalla tienes la opción de relacionar las columnas del archivo de importación(xlsx) con las columnas que iPos usa para guardar la información.

Una vez que diste clic en el botón ”Siguiente Paso”, se habilitara la pestaña de vista previa, como se muestra en la siguiente imagen.

...

Esta pantalla como su nombre lo indica nos permite ver los datos que serán importados, esto con el objetivo de validar de una manera más cómoda que la En esta pantalla tienes la opción de relacionar las columnas del archivo de importación(xlsx) con las columnas que iPos usa para guardar la información.

Una vez que validaste que las columnas estén relacionadas de manera correcta da clic en el botón “Siguiente Paso”.

 Vista Previa de columnas es correcta.

Quitar Productos de Orden de Compra

Si deseas eliminar un producto de una orden de compra, debes dar clic en el icono de cesto de basura.

Una vez de diste clic en el icono, se mostrará un mensaje de confirmación para eliminar el producto.

Nota: Un producto no deberá ser eliminado de una orden de compra, si se encuentra en estatus de Finalizada / Recibida 

Editar Costo Actual de Producto

Si deseas ajustar el costo de un producto, debes dar clic en el icono de lápiz.

Imprimir Orden de Compra

Una vez que agregaste productos a la orden de compra, tienes la opción de imprimir el formato de orden de compra, para generar dicho formato debes dar clic en el icono de impresora.

Una vez diste clic en el icono de imprimir se mostrará la siguiente pantalla con el formato de la orden de compra, el cual es muy útil para imprimirlo o enviarlo para ser usado como un check list.

Confirmar Productos de Orden de Compra

Una vez que agregaste todos los productos a la orden de compra, debes dar clic en el icono de confirmar o paloma como se muestra en la siguiente imagen.

Una vez que diste clic en el ícono de confirmar se actualizara el total de la orden compra.

 

Registrar Facturas

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra, se habilitará la opción para agregar facturas a la orden, como se muestra en la siguiente pantalla.

En el panel de Agregar/Editar se muestra la configuración de la factura de proveedor y los valores necesarios se describen a continuación.

Agregar/Editar Facturas

Moneda *Indica el tipo de moneda de la factura y los posibles valores son: Pesos, Dólares, Euros y Libra Esterlina.

Num de Factura *Indica el número de factura.

Monto *Indica el monto total de la factura.

Fecha Emitido *Indica la fecha de emisión de la factura.

Fecha para Pago *Indica la fecha en que será pagado el monto total de la factura.

ArchivoTe permite seleccionar y subir un archivo correspondiente a la factura, normalmente es un archivo en formato pdf.

XMLTe permite seleccionar y subir un archivo correspondiente a la factura, normalmente es un archivo en formato xml

Notas *Permite agregar notas de la factura que nos parezcan importantes.

Nota: los campos con un asterisco * son requeridos
Una vez que agregamos una factura veremos dicho registro en la sección de facturas recibidas como se muestra en la siguiente imagen

Registrar Pagos

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra, se habilitará la opción para agregar pagos a la orden, como se muestra en la siguiente pantalla.

En el panel de Agregar/Editar se muestra la configuración de pagos a proveedor y los valores necesarios se describen a continuación.

Agregar/Editar PagosFactura *Indica la factura relacionada al pago y se elige de la lista de facturas registradas previamente.

Moneda *Indica el tipo de moneda de pago y los posibles valores son: Pesos, dólares, Euros y Libra Esterlina.

Status de Pago *Indica el estatus de pago y los posibles valores son: Pendiente de Pago, Pagado, Pago Parcial, Nuevo Pago y Pago Cancelado.

Forma de Pago Indica la forma de pago y los posibles valores son: Cheque, Efectivo, Depósito Bancario, Tarjeta de Crédito, No Identificado, Transferencia Bancaria, Nota de Crédito, PayPal y Sr. Pago.

Monto *Indica el monto total del pago.

Fecha de pago *Indica la fecha en que se realizó el pago.

Comprobante Te permite seleccionar y subir un archivo correspondiente al comprobante de pagoNotasPermite agregar notas del pago que nos parezcan importantes.


Nota: los campos con un asterisco * son requeridos

Una vez que agregamos el pago veremos dicho registro en la sección de pagos realizados como se muestra en la siguiente imagen

 

Registrar Gastos

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra, se habilitará la opción para agregar gastos a la orden, como se muestra en la siguiente pantalla.

En el panel de Agregar/Editar se muestra la configuración de gastos y los valores necesarios se describen a continuación.

Agregar/Editar PagosDescripción *Indica una descripción que deseas agregarle al gasto para identificarlo.

Moneda *Indica el tipo de moneda de pago y los posibles valores son: Pesos, Dólares, Euros y Libra Esterlina.

Monto *Indica el monto total del gasto

Fecha de Gasto Indica la fecha en que se realiza o se registra el gasto.

Notas Permite agregar notas del gasto que nos parezcan importantes.

Nota: los campos con un asterisco * son requeridos

Una vez que agregamos el gasto veremos dicho registro en la sección de pagos realizados cómo se muestra en la siguiente imagen.

Costos

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra y al menos un producto, se habilitará la opción para obtener el resumen de costos, como se muestra en la siguiente pantalla.

La tabla que se muestra se calcula de manera automática, las columnas se describen a continuación.

Resumen de Costos SKU Indica el identificador único y especifico de la variante.

Nombre Indica el nombre asignado al producto.

VarianteIndica las características de la variante con lo cual podemos diferenciarlas e identificarlas de las otras estas características pueden ser Color, Talla, Medidas, Capacidad y Dimensiones.

Cantidad Indica la cantidad de la variante requisitada en la orden de compra.

Costo Unitario Indica el costo unitario de la variante (Se define en la ficha del producto y se puede ajustar cuando agregamos los productos a la orden de compra).

Costo Total Indica el costo total de la variante, el cual se obtiene de multiplicar Cantidad por el Costo Unitario.

Costo Total(pesos) En caso de manejar una moneda diferente a pesos en esta columna se obtiene el costo total convertido a pesos.

Gasto Total(pesos) Indica el gasto total que le corresponde a la variante, el cual se obtiene de sumar el monto de todos los gastos y dividirlo por el total de la cantidad de variantes requisitadas, una vez que tenemos el resultado de la operación anterior el cual representa el gasto total unitario debemos multiplicarlo por la cantidad de variantes requisitadas.

Costo Final Total(pesos)Indica el costo final total, el cual se obtiene de sumar el Costo Total más el Gasto Total.

Costo Final Unitario(pesos)India el costo final unitario, el cual se obtiene de sumar el Costo Unitario más el Gasto Unitario.

Si no agregas ningún registro de gastos, las columnas “Gastos Total”, “Costo Final Total” y “Costo Final Unitario” no se verán afectadas.

 

Recibir la Orden de compra (EL MODULO CAMBIO)

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra y al menos un producto, se habilitará la opción para realizar la recepción de productos, como se muestra en la siguiente pantalla

Ir a Compras/Recepción de Inventario/Agregar

En donde esta la flecha roja tienes que buscar el # de la Orden de Compra y validarla.

Como en este ejemplo de Orden de Compra, se busco la #22 y se dió en validar, en ese momento el sistema buscan los productos que estaban registrados en esa orden, para seguir adelante se da clic en el botón Agregar y Finalizar Recepción.

Imprimir Recepción

Una vez que realizaste la recepción de los productos, tienes la opción de imprimir el formato de recepción de la orden de compra.

Así se visualiza el PDF:

Devolución de inventario (EL MODULO CAMBIO)

Para hacer una devolución de inventario al proveedor es en Compras/Devolución de Inventario

Buscar el proveedor al que le vayas hacer la devolución en este caso Apple.

En esta pantalla se muestran todas las variantes de producto a las cuales les dimos recepción y que por tanto están disponibles para ser devueltas, por lo cual debes elegir de una lista de almacenes y/o canales (registrados previamente) el mismo en el que se realizó la recepción, además se muestran diversos bloques de configuración para cada variante a devolver, los cuales se describen a continuación

Configuración General Devolver Indica la cantidad de la variante a devolver, por default se pone la cantidad que se recibió, en este campo se puede colocar una cantidad menor o igual a la cantidad recibida.

Notas Permite agregar notas de la devolución de la variante que nos parezcan importantes.

Nota: Si colocas una cantidad mayor que la recibida, no se realizara afectación alguna en dicho registro


Una vez que elegiste las opciones de devolución de cada una de las variantes, da clic en el botón “Devolver Seleccionados”.

 Indicar el motivo de la devolución a proveedor después de dar click en finalizar:

Imprimir Devolución

Una vez que realizaste la devolución de los productos, tienes las opciones de imprimir el formato de devolución de productos de la orden de compra.

Así se visualiza el PDF:

Reporte de Costos de Órdenes de compra

Para poder visualizar el Reporte de Costos de Órdenes de compra se tiene que abrir la siguiente pantalla:

Compras/Reporte de Costos de Órdenes de Compra/Ver info

Importante recordar: Los filtros de la derecha te podrán funcionar para recopilar la información que tu necesites en ese momento.

y cuando das click en ver info la información se visualiza de esta manera:

Una vez listados los resultados, tienes la opción de exportar esta información en formato de Excel(xlsx) con lo cual puedes manipular de manera rápida y con una herramienta familiar tu información.

Para ello debes dar clic en el botón “Exportar” que se encuentra en la esquina superior derecha y la descarga se iniciara automáticamente.

Reporte de Facturas

Para poder visualizar el Reporte de Facturas se tiene que abrir la siguiente pantalla:

Compras/Reporte de Facturas/Ver info

De lado derecho se pueden observar los filtros disponibles de búsqueda los cuales son:

Una vez que elegiste los filtros deseados, da clic en el ícono “Ver Info” y se mostrará la siguiente pantalla (si deseas ver todos los datos disponibles no es necesario elegir filtros).

Nota: Si deseas ver todos los registros hay que tomar en cuenta que en algunos casos la respuesta puede demorar un poco dependiendo del volumen de datos.

Una vez listados los resultados, tienes la opción de exportar esta información en formato de Excel(xlsx) con lo cual puedes manipular de manera rápida y con una herramienta familiar tu información.

Para ello debes dar clic en el botón “Exportar” que se encuentra en la esquina superior derecha y la descarga se iniciara automáticamente.

Reporte de pagos

Para poder visualizar el Reporte de Pagos se tiene que abrir la siguiente pantalla:

Compras/Reporte de Pagos/Ver info

De lado derecho se pueden observar los filtros disponibles de búsqueda los cuales son:

Una vez que elegiste los filtros deseados, da clic en el ícono “Ver Info” y se mostrará la siguiente pantalla (si deseas ver todos los datos disponibles no es necesario elegir filtros).

Nota: Si deseas ver todos los registros hay que tomar en cuenta que en algunos casos la respuesta puede demorar un poco dependiendo del volumen de datos.

Una vez listados los resultados, tienes la opción de exportar esta información en formato de Excel(xlsx) con lo cual puedes manipular de manera rápida y con una herramienta familiar tu información.

Para ello debes dar clic en el botón “Exportar” que se encuentra en la esquina superior derecha y la descarga se iniciara automáticamente.


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