Aquí encontrarás artículos y herramientas que te ayudarán para utilizar iPos de la mejor manera.

Yon Belausteguigoitia
Escrito por Yon Belausteguigoitia

Órdenes de Compra

En este artículo podrás consultar cómo generar una orden de compra en iPos.


Ver información de órdenes de compra

Si deseas ver la información de las órdenes de compra que han sido generadas, debes dar clic en el menú lateral izquierdo en la opción Compras y después debes dar clic en el submenú Órdenes de Compra.

Una vez que diste clic en la opción antes mencionada, se mostrará la siguiente pantalla:

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De lado derecho se pueden observar los filtros disponibles de búsqueda los cuales son:


Num: Identificador único de la orden de compra. El dato a buscar debe ser exacto, no busca por coincidencia.

Nombre: Nombre de la orden de compra. El dato a buscar puede ser solo una parte del nombre.

Proveedor: Proveedor de la orden de compra. El dato corresponde a una lista de selección de los proveedores disponibles.

Status: Estatus de la orden de compra. El dato corresponde a una lista de selección de los status disponibles.

Tipo: Tipo de la orden de compra. El dato corresponde a una lista de selección de tipos disponibles.

Almacén/Canal:Almacén o Canal de ventas al que pertenece la orden de compra. El dato es informativo y es usado para clasificación, corresponde a una lista de selección de Almacenes/Canales.

Fecha de: Indica el inicio de rango correspondiente a la fecha de registro de la orden de compra.

Fecha a: Indica el fin de rango correspondiente a la fecha de registro de la orden de compra.


Si deseas limpiar la selección de los filtros podemos dar clic en el ícono “Limpiar”


Una vez que elegiste los filtros deseados, da clic en el ícono “Ver Info” y se mostrará la siguiente pantalla (si deseas ver todos los datos disponibles no es necesario elegir filtros).

Nota: Si deseas ver todos los registros hay que tomar en cuenta que en algunos casos la respuesta puede demorar un poco dependiendo del volumen de datos.

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Una vez listados los resultados, tienes la opción de exportar esta información en formato de Excel(xls) con lo cual puedes manipular de manera rápida y con una herramienta familiar tu información, para ello debes dar clic el botón “Exportar” que se encuentra en la esquina superior derecha y la descarga se iniciara automáticamente.

 

Agregar una Orden de compra

Si deseas agregar una orden de compra, debes dar clic en el botón “Agregar”, con lo cual se desplegará la siguiente pantalla emergente.


Agregar una orden de compra consta de varios pasos, los cuales incluyen registrar la información general, agregar productos, registrar facturas, registrar pagos, registrar gastos, recibir productos y en caso de ser necesario devolver productos.

En esta pantalla se muestran diversos bloques de configuración para registrar la información general los cuales se describen a continuación:

Información General

Generales

Proveedor *Indica el proveedor al que va dirigida al orden de compra y que surte el producto o brinda el servicio, se elige de la lista de proveedores registrados previamente.

En el paso de agregar productos, solo podrás seleccionar los que estén asignados al proveedor que seleccionaste.Status *Indica el estatus de la orden de compra.

Los posibles valores son:

-Nueva / Pendiente – Indica que la orden de compra es nueva o no se han asignado productos.

-Procesando - Indica que la orden compra se está procesando.

-Confirmada - Indica que el proveedor confirmo la orden de compra.

-En tránsito - Indica que los productos de la orden de compra están en un trasporte.

-En aduana - Indica que los productos de la orden de compra están en la aduana.

-Finalizada / Recibida - Indica que la orden de compra fue recibida o se finalizó.

-Cancelada - Indica que la orden de compra fue cancelada.


Dicho estatus se cambia de forma manual de acuerdo a las necesidades de tu operación.

Tipo *Indica el tipo de la orden de compra.

Los posibles valores son compra en firme y a consignación, es un campo de clasificación. No existe diferencia en el comportamiento del proveedor dentro de iPos.

Moneda *Indica el tipo de moneda del precio del producto y los posibles valores son: Pesos, dólares, Euros y Libra Esterlina.

Nombre *Indica el nombre que deseas darle a la orden de compra para identificarla.

Almacén/Canal *Indica el almacén o canal de ventas al cual deseas asignar la orden de compra.Es informativo y se usa para clasificar las ordenes de compra.

Num. PedimentoIndica el número de pedimento cuando se trate de mercancías de importación

Nota: los campos con un asterisco * son requeridos

 

Agregar productos

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra, se habilitará la opción para agregar productos a la orden de compra, como se muestra en la siguiente pantalla.

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El primer paso es seleccionar los productos que deseas agregar a la orden de compra, para lo cual cuentas con un buscador con los siguientes filtros disponibles:


Recuerda que: Se realiza la búsqueda en el conjunto de productos del proveedor seleccionado en la sección de datos generales de la orden de compra.

Nombre: Nombre del producto, el dato a buscar puede ser solo una parte del nombre ya que la búsqueda es por todas las coincidencias.

SKU: Identificador único el producto, el dato a buscar debe ser exacto, no busca por coincidencia.

Clave: Abreviación o nombre corto, el dato a buscar puede ingresar solo una parte de la clave ya que la búsqueda es por todas las coincidencias.

Marca: Marca a la cual pertenece el producto, el dato corresponde a una lista de selección de las marcas disponibles.

Categoría: Categoría a la cual pertenece el producto, el dato corresponde a una lista de selección de las categorías disponibles.

Color: Color del Producto, el dato puede ser solo una parte del color ya que la búsqueda es por todas las coincidencias.

Talla: Talla del Producto, el dato puede ser solo una parte da la talla ya que la búsqueda es por todas las coincidencias.

Capacidad: Capacidad del producto, el dato puede ser solo una parte de la capacidad ya que la búsqueda es por todas las coincidencias.

Medidas: Medidas de producto, el dato puede ser solo una parte de las medidas ya que la búsqueda es por todas las coincidencias.

Descripción: Descripción del producto, el dato a buscar puede ser solo una parte de la descripción ya que la búsqueda es por todas las coincidencias.

Referencia: Referencia de un proceso de importación de productos, obtiene los productos relacionados a una importación de productos, el dato a buscar debe ser exacto, no busca por coincidencia.


Una vez que elegiste los filtros deseados, da clic en el botón “Buscar Productos” y se mostrara la siguiente pantalla (si deseas ver todos los datos disponibles no es necesario elegir filtros).

Nota: Si deseas ver todos los registros hay que tomar en cuenta que en algunos casos la respuesta puede demorar un poco dependiendo del volumen de datos.

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Una vez listados los resultados, tienes la opción de agregar las variantes a tu orden de compra, solo con agregar dentro de la caja de texto la cantidad que requieres de cada una de las variantes, una vez que agregaste la cantidad necesaria da clic en el botón “Agregar Seleccionados”, con lo cual los productos marcados deben aparecer en el contenedor de productos en orden de compra como se muestra en la siguiente imagen:

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Importar Productos a Orden de Compra

Otra opción para agregar productos es dar clic el icono de Excel que aparece en la parte superior del contenedor de producto

Una vez que diste clic se mostrara la siguiente pantalla emergente:

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En esta pestaña tenemos la opción de descargar un archivo(.xlsx) de muestra el cual nos indica los campos mínimos necesarios que debemos llenar en el archivo para poder realizar la importación.

Descarga archivo de muestra

En dicho archivo de ejemplo se muestran diversas columnas de configuración las cuales se describen a continuación

SKU O CLAVE *SKU- Indica el identificador único y especifico de la variante.

CLAVE - Indica la abreviación o nombre corto de la variante.

CANTIDAD *Indica la cantidad requerida en la orden de compra.

Nota: Los SKU´s que agregues al archivo de importación deberán ser del conjunto de productos del proveedor seleccionado en la sección de datos generales de la orden de compra, los campos con un asterisco * son requeridos.

Una vez que tengas tu archivo listo, da clic en el botón “Seleccionar Archivo” y elige de tu explorador el archivo que deseas importar, el único formato aceptado es .xlsx, una vez elegido da clic en el botón “Siguiente Paso”

 

Relaciona las columnas

Una vez que diste clic en el botón” Siguiente Paso”, se habilitara la pestaña de relacionar columnas como se muestra en la siguiente imagen.

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En esta pantalla tienes la opción de relacionar las columnas del archivo de importación(xlsx) con las columnas que iPos usa para guardar la información, esto sucede en los casos en los que no deseas usar el archivo de muestra o ya cuentas con un archivo propio con la información necesaria pero los nombres de las columnas de tu archivo no son las misma que iPos espera, por lo cual es necesario relacionar una a una las columnas.


Una vez que validaste que las columnas estén relacionadas de manera correcta da clic en el botón “Siguiente Paso”.

 

Vista Previa

Una vez que diste clic en el botón ”Siguiente Paso”, se habilitara la pestaña de vista previa, como se muestra en la siguiente imagen.

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Esta pantalla como su nombre lo indica nos permite ver los datos que serán importados, esto con el objetivo de validar de una manera más cómoda que la relación de columnas es correcta.


Una vez que validaste que la vista previa es correcta, da clic en el botón “Finalizar”, una vez que diste clic en el botón iPos comenzara a importar la información de tus productos a la base de datos, cuando la importación concluya se mostrara un mensaje de confirmación indicando la referencia del proceso de importación.

 

Quitar Productos de Orden de Compra

Si deseas eliminar un producto de una orden de compra, debes dar clic en el icono de cesto de basura.

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Una vez de diste clic en el icono, se mostrará un mensaje de confirmación para eliminar el producto.

Nota: Un producto no deberá ser eliminado de una orden de compra, si se encuentra en estatus de Finalizada / Recibida

 

Editar Costo Actual de Producto

Si deseas ajustar el costo de un producto, debes dar clic en el icono de lápiz.

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Una vez que diste clic en el icono, se mostrará una ventana emergente para editar la información del producto, como la que se muestra en la siguiente pantalla.

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Una vez que realizaste los ajustes necesarios en el producto, da clic en el botón “Aceptar” y después da clic en el icono de cerrar para regresar a la pantalla de orden de compra.

 

Actualizar Costo Actual de Producto

Una vez que actualizaste el costo de producto debes dar clic en el icono de actualizar.

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Una vez que diste clic en el botón “Actualizar” de verá reflejado el cambio en el costo.

 

Imprimir Orden de Compra

Una vez que agregaste productos a la orden de compra, tienes la opción de imprimir el formato de orden de compra, para generar dicho formato debes dar clic en el icono de impresora.

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Una vez diste clic en el icono de imprimir se mostrará la siguiente pantalla con el formato de la orden de compra, el cual es muy útil para imprimirlo o enviarlo para ser usado como un check list.

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Confirmar Productos de Orden de Compra

Una vez que agregaste todos los productos a la orden de compra, debes dar clic en el icono de confirmar o paloma como se muestra en la siguiente imagen.

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Una vez que diste clic en el icono de confirmar se actualizara el total de la orden compra.

 

Registrar Facturas

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra, se habilitará la opción para agregar facturas a la orden, como se muestra en la siguiente pantalla.

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En el panel de Agregar/Editar se muestra la configuración de la factura de proveedor y los valores necesarios se describen a continuación.

Agregar/Editar FacturasMoneda *Indica el tipo de moneda de la factura y los posibles valores son: Pesos, Dólares, Euros y Libra Esterlina.

Num de Factura *Indica el número de factura.

Monto *Indica el monto total de la factura.

Fecha Emitido *Indica la fecha de emisión de la factura.

Fecha para Pago *Indica la fecha en que será pagado el monto total de la factura.

ArchivoTe permite seleccionar y subir un archivo correspondiente a la factura, normalmente es un archivo en formato pdf.

XMLTe permite seleccionar y subir un archivo correspondiente a la factura, normalmente es un archivo en formato xml

Notas *Permite agregar notas de la factura que nos parezcan importantes.

Nota: los campos con un asterisco * son requeridos
Una vez que agregamos una factura veremos dicho registro en la sección de facturas recibidas como se muestra en la siguiente imagen

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Editar Facturas

Para poder editar una factura debemos dar clic sobre el registro de la factura y con lo cual se mostrará el panel de Agregar/Editar como se muestra en la siguiente pantalla:

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Una vez hechos los ajustes necesarios, da clic en el botón “Actualizar”, si deseas eliminar el registro de la factura da clic el botón “Eliminar”.

 

Registrar Pagos

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra, se habilitará la opción para agregar pagos a la orden, como se muestra en la siguiente pantalla.

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En el panel de Agregar/Editar se muestra la configuración de pagos a proveedor y los valores necesarios se describen a continuación.

Agregar/Editar PagosFactura *Indica la factura relacionada al pago y se elige de la lista de facturas registradas previamente.

Moneda *Indica el tipo de moneda de pago y los posibles valores son: Pesos, dólares, Euros y Libra Esterlina.

Status de Pago *Indica el estatus de pago y los posibles valores son: Pendiente de Pago, Pagado, Pago Parcial, Nuevo Pago y Pago Cancelado.

Forma de Pago Indica la forma de pago y los posibles valores son: Cheque, Efectivo, Depósito Bancario, Tarjeta de Crédito, No Identificado, Transferencia Bancaria, Nota de Crédito, PayPal y Sr. Pago.

Monto *Indica el monto total del pago.

Fecha de pago *Indica la fecha en que se realizó el pago.

Comprobante Te permite seleccionar y subir un archivo correspondiente al comprobante de pagoNotasPermite agregar notas del pago que nos parezcan importantes.

Nota: los campos con un asterisco * son requeridos

Una vez que agregamos el pago veremos dicho registro en la sección de pagos realizados como se muestra en la siguiente imagen

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Editar Pagos

Para poder editar un pago debemos dar clic sobre el registro del pago, con lo cual se mostrará el panel de Agregar/Editar como se muestra en la siguiente pantalla:

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Una vez hechos los ajustes necesarios, da clic en el botón “Actualizar”, si deseas eliminar el registro del pago da clic el botón “Eliminar”.

 

Registrar Gastos

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra, se habilitará la opción para agregar gastos a la orden, como se muestra en la siguiente pantalla.

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En el panel de Agregar/Editar se muestra la configuración de gastos y los valores necesarios se describen a continuación.

Agregar/Editar PagosDescripción *Indica una descripción que deseas agregarle al gasto para identificarlo.

Moneda *Indica el tipo de moneda de pago y los posibles valores son: Pesos, Dólares, Euros y Libra Esterlina.

Monto *Indica el monto total del gasto

Fecha de Gasto Indica la fecha en que se realiza o se registra el gasto.

Notas Permite agregar notas del gasto que nos parezcan importantes.

Nota: los campos con un asterisco * son requeridos

Una vez que agregamos el gasto veremos dicho registro en la sección de pagos realizados cómo se muestra en la siguiente imagen.

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Editar Gastos

Para poder editar un gasto debemos dar clic sobre el registro del gasto, con lo cual se mostrará el panel de Agregar/Editar como se muestra en la siguiente pantalla:

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Una vez hechos los ajustes necesarios, da clic en el botón “Actualizar”, si deseas eliminar el registro del gasto da clic el botón “Eliminar”.

 

Costos

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra y al menos un producto, se habilitará la opción para obtener el resumen de costos, como se muestra en la siguiente pantalla.

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La tabla que se muestra se calcula de manera automática, las columnas se describen a continuación.

Resumen de Costos SKU Indica el identificador único y especifico de la variante.

Nombre Indica el nombre asignado al producto.

VarianteIndica las características de la variante con lo cual podemos diferenciarlas e identificarlas de las otras estas características pueden ser Color, Talla, Medidas, Capacidad y Dimensiones.

Cantidad Indica la cantidad de la variante requisitada en la orden de compra.

Costo Unitario Indica el costo unitario de la variante (Se define en la ficha del producto y se puede ajustar cuando agregamos los productos a la orden de compra).

Costo Total Indica el costo total de la variante, el cual se obtiene de multiplicar Cantidad por el Costo Unitario.

Costo Total(pesos) En caso de manejar una moneda diferente a pesos en esta columna se obtiene el costo total convertido a pesos.

Gasto Total(pesos) Indica el gasto total que le corresponde a la variante, el cual se obtiene de sumar el monto de todos los gastos y dividirlo por el total de la cantidad de variantes requisitadas, una vez que tenemos el resultado de la operación anterior el cual representa el gasto total unitario debemos multiplicarlo por la cantidad de variantes requisitadas.

Costo Final Total(pesos)Indica el costo final total, el cual se obtiene de sumar el Costo Total más el Gasto Total.

Costo Final Unitario(pesos)India el costo final unitario, el cual se obtiene de sumar el Costo Unitario más el Gasto Unitario.

Si no agregas ningún registro de gastos, las columnas “Gastos Total”, “Costo Final Total” y “Costo Final Unitario” no se verán afectadas.

 

Recibir-el modulo cambio*

Una vez que agregamos la información general de la orden de compra y al menos un producto, se habilitará la opción para realizar la recepción de productos, como se muestra en la siguiente pantalla

El modulo de Recibir ahora es en Compras/Recepción de Inventario/Agregar

En donde esta la flecha morada tienes que buscar el # de la Orden de Compra y validarla.



Como en este ejemplo de Orden de Compra, se busco la #131 y se dió en validar, en ese momento el sistema buscan los productos que estaban registrados en esa orden, para seguir adelante se da clic en el botón Agregar y Finalizar Recepción.

En esta pantalla se muestran todas las variantes de producto que agregamos a la orden de compra y que por tanto están disponibles para ser recibidas, por lo cual debes elegir de una lista de almacenes y/o canales (registrados previamente) en el cual deseas realizar la recepción, además se muestran diversos bloques de configuración para cada variante los cuales se describen a continuación:

Una vez recibida la Orden de Compra es así como se ve, de igual forma podrás imprimir el PDF.


Configuración General

Recibir Indica la cantidad de la variante a recibir, por default se pone la cantidad que se indicó en la orden de compra, en este campo se puede colocar una cantidad menor o la cantidad real que se recibió.

Status Indica el estatus en el cual fue recibido el producto, los posibles valores son Recibir, Merma y Reparación, se elige de una lista registrada previamente.

Notas Permite agregar notas de la recepción de la variante que nos parezcan importantes.

Una vez que elegiste las opciones de recepción de cada una de las variantes, da clic en el botón “Recibir Marcados y Rechazar Faltantes”, con lo cual se ejecuta la recepción de productos de la orden de compra en el almacén/canal seleccionado, una vez que el proceso termine se mostrara un mensaje indicando que se han recibido con éxito los productos.

 

Imprimir Recepción

Una vez que realizaste la recepción de los productos, tienes la opción de imprimir el formato de recepción de la orden de compra, para generar dicho formato debes dar clic en el botón “Imprimir Recepción”, una vez que diste clic en el botón se mostrara la siguiente pantalla con el formato de recepción.

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Devolución de inventario

Para hacer una devolución de inventario al proveedor es en Compras/Devolución de Inventario

En esta pantalla se muestran todas las variantes de producto a las cuales les dimos recepción y que por tanto están disponibles para ser devueltas, por lo cual debes elegir de una lista de almacenes y/o canales (registrados previamente) el mismo en el que se realizó la recepción, además se muestran diversos bloques de configuración para cada variante a devolver, los cuales se describen a continuación

Configuración General Devolver Indica la cantidad de la variante a devolver, por default se pone la cantidad que se recibió, en este campo se puede colocar una cantidad menor o igual a la cantidad recibida.

Notas Permite agregar notas de la devolución de la variante que nos parezcan importantes.

Nota: Si colocas una cantidad mayor que la recibida, no se realizara afectación alguna en dicho registro

Una vez que elegiste las opciones de devolución de cada una de las variantes, da clic en el botón “Devolver Seleccionados”, con lo cual se ejecuta la devolución de productos de la orden de compra en el almacén/canal seleccionado, una vez que el proceso termine se mostrara un mensaje indicando que la devolución se ha realizado con éxito.

 

Imprimir Devolución

Una vez que realizaste la devolución de los productos, tienes las opciones de imprimir el formato de devolución de productos de la orden de compra, para generar dicho formato debes dar clic en los botones señalados en la imagen, una vez que diste clic en el botón se mostrara la siguiente pantalla con el formato de devolución.





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