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En este artículo podrás crear cotizaciones para tus clientes y después las puedes convertir en ventas.
Ver cotizaciones
Si deseas ver la información de las cotizaciones que han sido generadas, debes dar clic en el menú lateral izquierdo en la opción
Ventas/Descuentos
Una vez que diste clic en la opción antes mencionada, se mostrará la siguiente pantalla:
De lado derecho se pueden observar los filtros disponibles de búsqueda los cuales son:
Cliente: Nombre del cliente al cual está asignado la cotización. El dato a buscar puede ser solo una parte del nombre.
Status Cotización: Estatus de la cotización. El dato corresponde a una lista de selección de los status disponibles.
Fecha de: Indica el inicio de rango correspondiente a la fecha de registro de la cotización.
Fecha a: Indica el fin de rango correspondiente a la fecha de registro de la cotización.
Núm. Cotización: Identificador único de la cotización. El dato a buscar debe ser exacto, no busca por coincidencia.
Observaciones: Indica si la cotización tiene observaciones. El dato a buscar corresponde a una lista de selección.
Tipo: Indica el tipo de la cotización. El dato a buscar corresponde a una lista de selección.
Fecha de Entrega de: Indica el inicio de rango correspondiente a la fecha de registro de la cotización.
Fecha de Entrega a: Indica el fin de rango correspondiente a la fecha de registro de la cotización.
Nota: Si deseas ver todos los registros hay que tomar en cuenta que en algunos casos la respuesta puede demorar un poco dependiendo del volumen de dato
Agregar una cotización
Si deseas agregar una cotización, debes dar clic en el botón “Agregar”, con lo cual se desplegará la siguiente pantalla emergente:
Agregar una cotización consta de varios pasos
Los cuales incluyen, agregar productos, seleccionar cliente, configurar descuento, agregar envió y en caso de ser necesario usar evento.
-Minimizar cotización
Si deseas minimizar la ventana de la cotización puedes dar clic en el icono de menos.
Una vez que diste clic en el icono se minimizará la ventana y se verá una pestaña en la esquina inferior derecha como se muestra en la siguiente pantalla, si deseas maximizar la ventana da clic en la pestaña.
-Descartar cotización
Si deseas descartar la cotización puedes dar clic en el icono de cesto de basura.
Una vez de diste clic en el icono, se mostrará un mensaje de confirmación para descartar la cotización además de indicar que el movimiento no podrá deshacerse, al confirmar el mensaje se cierra la pantalla de cotización y volvemos de nuevo al buscador de cotizaciones.
Mostrar fotos
Si deseas ver las fotos en el panel de productos seleccionados para la cotización, debes marcar la opción “Mostrar Fotos” como activa.
Si marcas la opción como activa, en la lista de productos seleccionados se verá una foto del producto como se muestra en la siguiente pantalla:
Si marcas la opción como inactiva, la lista de productos seleccionados se verá como se muestra en la siguiente pantalla:
Seleccionar almacén/canal
El primer paso es seleccionar el almacén de donde deseas tomar las existencias del producto, para lo cual cuentas con una lista de selección que te permite elegir de entre los almacenes que tienes asignados como se muestra en la siguiente imagen.
Recuerda que: Una vez que agregaste un producto al carrito ya no es posible cambiar de almacén.
Agregar productos
El siguiente paso es seleccionar los productos que deseas agregar a la cotización, para lo cual cuentas con un buscador.
El cual permite buscar por nombre, sku, color, capacidad y medidas, con la funcionalidad de auto completar encontraras más rápido los productos, como se muestra en la siguiente pantalla
Recuerda que: Se realiza la búsqueda en el conjunto de productos del Almacén seleccionado como origen y debes escribir al menos tres caracteres.
Una vez que captures o selecciones los criterios de búsqueda, debes dar clic en el botón “BUSCAR” con lo cual se mostraran los resultados como se muestra en la siguiente pantalla:
Una vez que tienes los resultados, es necesario elegir algunas opciones de configuración las cuales se describen a continuación:
Precio Indica el precio final del producto y se muestra habilitado para la edición cuando dicho producto este habilitado para usar precio variable, de lo contrario dicho campo estará bloqueado para la edición.
Cant. Indica la cantidad requerida para la cotización
Disp. - Indica la cantidad disponible del producto en los almacenes/canales asignados.
Desc. – Indica el porcentaje de descuento a aplicar al producto y se muestra habilitado para la edición cuando el usuario tiene habilitado el permiso para dar descuento, de lo contrario dicho campo estará bloqueado para la edición.
Si deseas ver el detalle de la cantidad disponible del producto en cada uno de los almacenes/canales que tienes asignados debes dar clic la liga de “Disp” como se muestra en la siguiente pantalla:
Una vez que diste clic en la liga, se mostrara la siguiente pantalla, en la cual se muestra el desglose de cantidades disponibles en cada uno de los almacenes/canales.
Una vez que elegiste la configuración deseada para el producto, debes dar clic en el botón “Agregar”, con lo cual dicho producto aparecerá en el contenedor de productos en cotización como se muestra en la siguiente imagen:
Agregar productos por importación
Otra opción para agregar productos a la cotización es dar clic el icono de Excel que aparece en la parte superior del contenedor de productos.
Una vez que diste clic se mostrara la siguiente pantalla emergente:
En esta pantalla tenemos la opción de descargar un archivo(.xlsx) de muestra el cual nos indica los campos mínimos necesarios que debemos llenar en el archivo para poder realizar la importación.
Descarga archivo de muestra
En dicho archivo de ejemplo se muestran diversas columnas de configuración las cuales se describen a continuación
SKU O CLAVE
*SKU- Indica el identificador único y especifico de la variante.
CLAVE - Indica la abreviación o nombre corto de la variante.
CANTIDAD *Indica la cantidad requerida en la cotización.
Recuerda que: Los SKU´s que agregues al archivo de importación deberán ser del conjunto de productos del almacén/canal seleccionado. Los campos con un asterisco * son requeridos.
Una vez que tengas tu archivo listo, da clic en el botón “Seleccionar Archivo” y elige de tu explorador el archivo que deseas importar, el único formato aceptado es .xlsx, una vez elegido da clic en el botón “Siguiente Paso”.
Relaciona las columnas
Una vez que diste clic en el botón” Siguiente Paso”, se habilitara la pantalla de relacionar columnas como se muestra en la siguiente imagen:
En esta pantalla tienes la opción de relacionar las columnas del archivo de importación(xlsx) con las columnas que iPos usa para guardar la información.
Esto sucede en los casos en los que no deseas usar el archivo de muestra o ya cuentas con un archivo propio con la información necesaria pero los nombres de las columnas de tu archivo no son las misma que iPos espera, por lo cual es necesario relacionar una a una las columnas.
Una vez que validaste que las columnas estén relacionadas de manera correcta da clic en el botón “Siguiente Paso”
Vista Previa
Una vez que diste clic en el botón” Siguiente Paso”, se habilitara la pestaña de vista previa, como se muestra en la siguiente imagen:
Esta pantalla como su nombre lo indica nos permite ver los datos que serán importados, esto con el objetivo de validar de una manera más cómoda que la relación de columnas es correcta.
Una vez que validaste que la vista previa es correcta, da clic en el botón “Finalizar”, una vez que diste clic en el botón iPos comenzará a importar la información de tus productos a la base de datos.
Cuando la importación concluya se mostrara un mensaje de confirmación indicando la referencia del proceso de importación.
Quitar productos de la cotización
Si deseas quitar un producto seleccionado de una cotización, debes dar clic en el icono de cesto de basura, ubicado a la derecha de cada registro de producto asignado a la cotización.
Una vez de diste clic en el icono, se mostrará un mensaje de confirmación para eliminar el producto del carrito.
Editar productos de la cotización
Si deseas editar un producto seleccionado de una cotización, debes dar clic en el icono >, ubicado a la izquierda de cada registro de producto asignado a la cotización.
Una vez de diste clic en el icono, se mostrarán las opciones para editar el porcentaje de descuento, la cantidad del producto, el precio unitario, así como la opción de zona.
Zona Indica la zona a la que pertenece el producto en la cotización, lo cual permite agrupar productos con esta etiqueta y aparecerán en el formato final de cotización
Una vez realizaste los ajustes necesarios da clic en el botón “Aplicar” para guardarlos.
Seleccionar Cliente
El siguiente paso es seleccionar el cliente al cual deseamos asignar la cotización, para lo cual podemos dar clic en el botón
“AGREGAR CLIENTE”
O bien, en el menú lateral derecho puedes dar clic en la opción “Cliente”
Para agregar a un cliente cuentas con un buscador.
El cual permite buscar por nombre, apellido, teléfono, RFC y razón social con la funcionalidad de auto completar encontraras más rápido al cliente que deseas asignar a la cotización, como se muestra en la siguiente pantalla:
Recuerda que: Cuando agregas una nueva cotización por default se encuentra seleccionado el cliente de mostrador, si no necesitas agregar la información de tu cliente, si es una venta rápida o si no necesitas generar una factura para el cliente puedes dejar esta opción con el cliente de mostrador.
Una vez que se muestran los resultados de la búsqueda y en caso de ser necesario tienes la opción de editar algún dato del cliente como puede ser el RFC o correo electrónico, para ello debes dar clic en el botón “EDITAR” y se mostrara la siguiente pantalla.
Agregar un nuevo cliente
En caso de que tu cliente no esté registrado anteriormente, tienes la opción de agregarlo dando clic en el botón “NUEVO CLIENTE”
Una vez que diste clic, se mostrara una pantalla para agregar la información del cliente, como se muestra en la siguiente pantalla:
Aplicar descuento
El siguiente paso es realizar la asignación del descuento, para ello debes dar clic en la opción “Descuento”, dicho descuento se aplica al Subtotal de la cotización.
Una vez que diste clic en la opción se mostrara el siguiente contenedor de descuentos en la parte inferior cómo se muestra en la siguiente pantalla.
Nota: Solo podrás configurar un tipo de descuento, si eliges porcentaje o monto se aplicará este al subtotal de la cotización, si ingresas un cupón de descuento valido se aplicará el descuento de acuerdo a las reglas del mismo, pero solo uno a la vez.
Una vez que elegiste la configuración deseada, debes dar clic en el botón “Aplicar Descuentos”, con lo cual en el contenedor se verá aplicado dicho descuento como se muestra en la siguiente pantalla
Agregar envió
El siguiente paso es realizar la configuración del envió, para ello debes dar clic en la opción de menú “Envió”
Una vez que diste clic en la opción se mostrara la siguiente pantalla:
En esta pantalla se muestra la configuración del envió y los valores necesarios se describen a continuación.
Configuración General
Costo de Envío Indica el costo total del envió
Fecha Estimada de Entrega Indica la fecha estimada de entrega
Status de Envío Indica el estatus del envío y los posibles valores son Pendiente, Entregado, En tránsito y Cancelado.
Notas de Envío Permite agregar notas del envió que nos parezcan importantes.
Nota: La configuración del envió es opcional
Una vez que elegiste las opciones de configuración de envió, da clic en el botón “Aplicar Envío”, con lo cual se aplicara el costo del envió al total de la cotización, como se muestra en la siguiente pantalla
Seleccionar Evento
El siguiente paso es realizar la selección de un evento, para ello debes dar clic en la opción de menú “Evento”
Una vez que diste clic en la opción se mostrara la siguiente pantalla:
Para elegir el evento, cuentas con un buscador el cual permite buscar por número de evento o nombre, una vez capturaste los criterios de búsqueda debes dar clic en el botón “BUSCAR” con lo cual se mostrarán los resultados como se muestra en la siguiente pantalla.
Una vez que se muestran los resultados de la búsqueda debes dar clic en el botón “SELECCIONAR” para asignar el evento a la cotización, una vez que diste clic, el evento se verá seleccionado como se muestra en la siguiente pantalla:
Finalizar cotización
Una vez que elegiste los productos y que configuraste todas las opciones mencionadas anteriormente, debes dar clic en el botón “Finalizar Cotización”:
Una vez que diste clic en el botón, se mostrara la siguiente pantalla emergente:
En esta pantalla se muestra la configuración final de la cotización y los valores necesarios se describen a continuación.
Configuración General
Fecha Indica la fecha en que se generó la cotización.
Vigencia Indica la fecha de fin de vigencia de la cotización.
Observaciones Permite agregar observaciones de la cotización que nos parezcan importantes.
Desglosar impuestos Indica si deseas desglosar los impuestos en la cotización.
Mostrar Existencias en PDF Indica si deseas mostrar las existencias en el PDF de la cotización.
Guardar cotización
Una vez que seleccionaste la configuración para finalizar la cotización, tienes la opción de dar clic en el botón “GUARDAR COTIZACIÓN”, con lo cual la cotización pasará a estatus de “Finalizada” y se mostrará la siguiente pantalla.
En esta pantalla se muestra en número de cotización, así como los formatos Interno, Cliente y Cliente sin Descuento, así como los botones de acceso rápido para generar una nueva cotización o ver el detalle de la cotización que acabamos de generar.
Enviar a ventas
Si das clic en esta opción la cotización será convertida a venta, con lo cual los productos seleccionados en la cotización pasaran directamente al carrito de compras para terminar el proceso de venta y el movimiento de los productos en el inventario.
Enviar a pedido
Si das clic en esta opción la cotización será convertida a pedido, con lo cual los productos seleccionados en la cotización pasaran directamente al carrito de compras para terminar el proceso de pedido.
Ver detalle de cotización
Reimprimir formatos de cotización
En la pantalla de edición tenemos la opción de generar de nuevo los documentos de la cotización, para ello contamos con los siguientes botones, debes dar clic en cada uno de ellos para regenerar el documento que necesites.
Ver listado de todas las cotizaciones registradas
Catálogo/Cotizaciones/Ver info
Una vez listados los resultados, tienes la opción de exportar esta información en formato de Excel(xls) .
Con lo cual puedes manipular de manera rápida y con una herramienta familiar tu información, para ello debes dar clic en el botón “Exportar” que se encuentra en la esquina superior derecha y la descarga se iniciara automáticamente.